Anwendungsberichte

Während der Abwicklung eines Vertrages werden durch SMACC die Anwendungsberichte im Regelfall automatisch erstellt und versendet. Wichtige Anwendungsberichte sind z.B. Auftragsbestätigung und Rechnung. Darüber hinaus gibt es eine Reihe weiterer Belege, die weiter unten beschrieben werden. 

Es ist für den Kunden einstellbar, ob und wie diese Belege zugestellt werden sollen. SMACCware unterscheidet als Zustellungsmedien die Bereiststellung zum Download, die Zusendung per Post, per Fax oder per E-Mail. 

Zudem ist eine Abschaltung von Belegen möglich. Die Abschaltung bedeutet lediglich, dass keine Dokumente z.B. als PDF erstellt werden. Die zugrundeliegenden Vorgänge sind trotzdem vorhanden und über das Kundenportal trotzdem einsehbar, insofern der Kunde ein Login hat und die Berechtigungen vorliegen. Insofern ist die Abschaltung weniger wichtiger Belege unter bestimmten Bedingungen sinnvoll. 

Wenn auf einen Beleg eine Kundenreaktion innerhalb eine bestimmten Frist erwartet wird (z.B. eine Zahlung oder eine Rückantwort), muss ein geeignetes Zustellungsmeduim aktiviert werden. Anderenfalls kann es zu einem Bruch von Geschäftsprozessen zu Lasten des Lieferanten kommen.

Da SMACC nicht vordergründig für den Warenverkauf sondern für den Vertrieb von Bereitstellungsprodukten und Dienstleistungsprodukten im weitesten Sinn konzipiert ist, gibt es eine wesentlich größere Vielfalt an Berichten. 

Beim Entwurf von SMACCware wurde ein umfassendes und zugleich flexibles Modell für die Abwicklung von Dienstleistungsverträgen entwickelt. Die vom Warenverkauf üblichen Verfahrensweisen sowie allgemeine rechtliche Aspekte wurden umfassend berücksichtigt. Dennoch bringt der Ansatz sehr viele neue Festlegungen und Möglichkeiten mit sich, mit denen Sie sich vertraut machen sollten, damit sie SMACCware optimal einsetzen können.

Die folgende Tabelle stellt grundlegend dar, welche Belege durch SMACC in welchen Situationen erstellt werden können. Es wird deutlich, dass die Auswahl der Belege insbesondere durch den Lieferungzustand und durch die Art der Buchung und der daraus folgenden bilanziellen und steuerlichen Relevanz motiviert ist.

Einige Anwendungsberichte müssen versorgt werden, da sie nicht entbehrliche Teile der SMACC-Prozesse darstellen (z.B. Rechnungen). Viele Anwendungsberichte werden jedoch nur bei Nutzung bestimmter Funktionsmerkmale von SMACCware benötigt.

Ein Vertrag liegt verbundlich dann vor, wenn eine verbindliche Bestellung vom Kunden vorliegt und alle Liefervorbehalte (Erfordernisse) erfüllt sind.

Die Belege des Service-Workflows können produktspezifisch sein.

• Die Bereitstellung ist keine Lieferung einer Ware, damit gibt es keinen Lieferschein. Anstelle des Lieferscheines tritt die Benachrichtigung über Beginn und Beendigung der Bereitstellung. Dafür existieren in SMACC die Bereiststellungs- und Kündigungsbestätigung. Unabhängig davon unterstützt SMACC auch Warenlieferungen und stellt darüber Lieferscheine aus.
• SMACC differnziert zwischen Auftragsbestätigung und Proformarechnung. Die Auftragsbestätigung ist ein Vertragsbekenntnis des Lieferanten. Die Proformarechnung ist die Aufforderung für eine initiale Zahlung. Die Auftragsbestätigung ist Teil des Vertragsabschlusses und erfolgt nur einmal. Vorkassezahlungen können während eines Vertrages mehrmals stattfinden (z.B. zu Beginn einer Vertragsperiode). Auch aus diesem Grund ist die separate Verwendung der Proformarechnung naheliegend.
• Zu Rechnungen mit Abbrechung von Verkehrsdaten wird ein zusätzlicher Nachweis mit Details und Gebühren der Einzelereignisse erstellt. Dies entspricht dem Einzelverbindungsnachweis (EVN) in der Telekommunikation. Die Verkehrsabrechnung in SMACC ist jedoch nicht auf Telekommunikation beschränkt, es wird daher allgemein von Verkehrsnachweis gesprochen.

Mit der Installation von SMACC werden alle Belege als Vorlagen bereitgestellt. Diese Vorlagen können entsprechend ihrer Bedeutung durch den Lieferanten weitgehend bearbeitet werden, auch hinsichtlich der Bezeichnungen und deren Inhalte. Der Bearbeiter einer Berichtsvorlage hat sehr viele Möglichkeiten zur Anpassung der einzelnen Belege. Den Bezeichnungen und Inhalten von Belegen muss wegen ihrer rechtlichen Bedeutung eine gewisse Beachtung geschenkt werden. Belege werden oftmals auch an Behörden weitergegeben oder haben Bedeutung als Beweismittel. In diesem Zusammenhang möchten wir noch folgende Hinweise geben:

• Grundlegend ist eine Proformarechnung im Gegensatz zur Rechnung steuerlich und bilanziell nicht relevant, weil der Eintritt des Zahlungsvorganges damit nicht verbindlich ist. Wird auf eine Proformarechnung in der angegebenen Frist nicht gezahlt, wird stillschweigend von einer Stornierung des Aufrages durch den Kunden ausgegangen, wodurch der Vertrag nicht rechtskräftig wird. Die Rechtskräftig eines Geschäftes wird erst durch die Rechnung bzw. Quittung bestätigt.
• Konventionelle Vorkassekäufe verwenden die Auftragsbestätigung gleichzeitig als Zahlungsaufforderung. Der Begriff der Proformarechnung ist eher unüblich, obwohl ihre Bedeutung als Zahlungsaufforderung rechtlich fundierter ist als die der Auftragsbestätigung. Proformarechnung und Auftragsbestätigung in SMACCware unterschiedliche Belege.
• Bei Ratenzahlungen können Zahlungsaufforderungen für Raten versendet werden, welche steuerlich nicht relevant sind. Falls eine Bilanzierung beim Kunden stattfindet, werden diese als Kautionen (Anzahlungsbeleg) oder Darlehen (Abzahlungsbeleg) eingestuft. Anzahlungs- und Abzahlungsbelege enthalten demzufolge keine Ausweisung von Mehrwertsteuer, und die Zahlungen sind immer inkl. einer etwaigen MwSt.. Eine Rechnung wird einmalig meistens nach der Anzahlung bzw. vor Beginn der Abzahlung ausgegeben.
• Ratenzahlungen können demgegenüber auch als Teilrechnungen mit separaten Rechnugnsnummern angewiesen werden, welche dann natürlich steuerlich relevant sind. Anzahlungs- und Abzahlungsbelege finden dann keine Anwendung.
• Anstelle von Rechnung wird bei Dienstleistungen häufig auch der Begriff "Abrechnung" versendet, die oftmals auf einen Zeitraum bezogen sind. Dies ist oftmals auch dann anzutreffen, wenn es sich um steuerfreie Leistungen öffentlichen oder gemeinnütziger Anbieter handelt. Im Gesundheitswesen wird der Begriff "Liquidation" oder "Ärztliche Liquidation" verwendet.
• Wird nach Ausgabe einer Rechnung ein Geschäft voll oder teilweise rückgängig gemacht und damit auch eine Zahlung, erteilt der Lieferant eine Gutschrift.