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Das Zahlungsguthaben ist ein zahlungstechnisches Hilfmittel. Es dient im Wesentlichen zur Verwaltung von ungebundenem überschüssigen, fehlenden Zahlungsmitteln des Kunden oder verlagerten Zahlungszeitpunkten.

Das Zahlungsguthaben ist ein zahlungstechnisches Hilfmittel. Es dient im Wesentlichen zur Erfassung von ungebundenem überschüssigen, fehlenden oder verlagerten Zahlungen. 

Das Zahlungsguthaben ist ebenso wie das Kundenguthaben ein kundenbezogenes Konto. Der Kunde kann jeder Zeit über das Zahlungskonto verfügen (im Gegensatz zum Kundenguthaben), d.h. auch auszahlen lassen. Das Zahlungskonto ist damit bilanziell beim Lieferanten nicht wirksam.

Ein weiterer Unterschied zum Kundenguthaben ist der Zugriff auf das Zahlungsguthaben. Das Kundenguthaben wird ausschließlich durch die Buchungsanbieter innerhalb des Abrechnungsprozesses bedient. Das Zahlungsguthaben wird durch das Zahlungssystem des SMACC-Servers gebucht und ist für Buchungsanbieter nicht zugänglich.

Überschüssige Zahlung

Das Zahlungskonto dient zur Parkung nicht geplanter oder überschüssiger Zahlungseingänge des Kunden. Trifft ein überschüssige oder nicht angeforderte Zahlung ein, kann (muss) der überschüssige Betrag dem Zahlungsguthaben gutgeschrieben werden. 

Dies ist der Fall wenn der Kunde z.B. einen zu hohen Betrag überweist, oder eine Überweisung doppelt veranlaßt bzw. eine Überweisung veranlaßt hat, wo bereits ein Zahlungseinzug durchgeführt wurde. Solche Fälle kommen in der Praxis regelmäßig vor.

Wenn die Funktion Zahlungsguthaben in SMACC nicht verwendet wird, oder wenn eine überschüssige oder nicht angeforderte Zahlung nicht auf das Zahlungsguthaben gebucht wird, muss außerhalb des SMACC-Systems eine Rückführung des überschüssigen Anteils an den Kunden erfolgen.

Unvollständige und ausbleibende Zahlungen

Ausbleibende Zahlung bei Forderungen

Mit Ablauf der Zahlungsfrist ausbleibende Forderungen (Rechnungen, Abzahlungen) können optional auf das Zahlungsguthaben verlegt werden. Dies kann manuell oder automatisch erfolgen. Damit gelten die Rechnungen bzw. Abzahlungen als ausgeglichen, wobei der Fehlbetrag von nun an über das Zahlungsguthaben verwaltet wird. 

Diese Verfahrensweise wird dann angewendet, wenn Sie Verzugszinsen berechnen wollen. Verzugszinsen können in SMACCware basierend auf ein negatives Zahlungsguthaben berechnet werden. Sollte sich eine Forderung als nicht beständig herausstellen (im Ergebnis eines Rechtsstreites), kann der Lieferant diese Forderung durch eine Gutschrift gleichen Betrags kompensieren und damit den Fehlbetrag aufheben.

Vorkasserechnungen oder Anzahlungen sind keine Forderungen, da diese Vorgänge noch keine Rechtskraft erreicht haben. Sie verfallen bei Ablauf der Zahlungsfrist und werden im Regelfall nicht auf das Zahlungsguthaben umgelegt.

Unvollständige Zahlung bei Forderungen

Geht eine Zahlung für eine Forderung eines Zielkaufes (Rechnung oder Abzahlungsrate) rechtzeitig aber zu niedrig ein, wird keine Teilzuweisung, sondern folgende Vorgehensweise empfohlen:

  • die unvollständige Zahlung komplett auf das Zahlungskonto buchen.
  • falls der Restbetrag noch rechtzeitig (vor Ablauf der Zahlungsfrist) eintritt, wird die Rechnung dem Zahlungskonto und dem Restbetrag zugewiesen. Das Zahlungskonto ist nun wieder leer (0,00).
  • Ist der Restbetrag bei Ablauf der Zahlungsfrist nicht eingegangen, wird die Rechnung komplett über das Zahlungskonto abgewickelt (verfügbare Zahlungskonto plus Überbuchung.

Das Zahlungskonto weist anschließend einen dem Fehlbetrag entsprechendem negativen Betrag auf. Damit liegt ein Zahlungsverzug vor, aber nur in der Höhe des Fehlbetrages. Das SMACC-System kann nun Verzugszinsen auf den Fehlbetrag bilden.

Unvollständige/ Ausbleibende Zahlung bei Anzahlungen oder Vorkasse

Zahlungsanforderungen bei Anzahlungen oder Vorkassezahlungen sind keine Forderungen, sondern ein geplanter Vertrag wird bei Unvollständigkeit oder Ausbleiben stillschweigend storniert. Demzufolge treten hier kein Zahlungsverzug ein und auch keine Verzugszinsen ein.

Bei Ausbleiben einer Zahlung storniert SMACC die Zahlungsanforderung bei Ablauf der Zahlungsfrist im Regelfall selbst. Danach ist dem Vorgang eine Zahlung nicht mehr zuweisbar. Falls dem Vorgang ein unvollständiger Betrag zugewiesen wurde, wird dieser wieder freigegeben.

Mit Stornierung der Zahlung wird von SMACC die betreffenden Services storniert (ausbleibende Initialzahlung) oder gekündigt (ausbleibende Folgezahlung), siehe Vertragsmanagement.

Automatischer Ausgleich des Zahlungsguthabens

Unter dem Zahlungsausgleich wird die Verrechnung von Forderungen und Erstattungen untereinander und mit dem Zahlungsguthaben verstanden. Dadurch werden die verbleibenden Zahlungsvorgänge sowie das Zahlungsguthaben in ihrem Betrag reduziert bzw. aufgehoben, sofern Gutschriften, Zahlungen und Guthaben entsprechend aufeinandertreffen.

Das automatischer Ausgleich des Zahlungsguthabens kann optional aktiviert werden, siehe Zahlungsausgleich.

Manuelle Buchungen

Es ist möglich Einzahlungen und Auszahlungen des Zahlungsguthabens unabhängig von Bestellungen vorzunehmen.

Auszahlungen

Ein bestehende Zahlungsguthaben kann jederzeit ausgezahlt werden. Diese Funktion kann auch für den Kunden erlaubt werden. Die Auszahlung werden mit einer wählbaren Zahlungsart des Lieferanten vorgenommen, welche Gutschriften unterstützt.

Einzahlung

Ebenso kann auf das Zahlungsguthaben ständig eine Einzahlung erfolgen. 

  • Ein positives Zahlungsguthaben kann zum Zahlungsausgleich verwendet werden, wodurch Zahlungsvorgänge reduziert werden oder entfallen können.
  • Eine Einzahlung ist dann notwendig, wenn ein offene Forderung an das Zahlungsguthaben übergeben wird und das Zahlungsguthaben einen negativen Wert aufweist.

Ersatz für Zahlungsanbieter

Die Abwicklung von Auszahlungen kann auch dann über das Zahlungskonto erfolgen, wenn für ein Vorgang keine Zahlungsdaten vorliegen oder der Zahlungsanbieter Auszahlungen nicht unterstützt.

   
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