Die Lösung für Kursanbieter

SMACCware ist als leistungsfähiges und universelles Buchungs- und Abrechnungssystem für Kursanbieter ein sehr gute Wahl. Mit SMACCware können Sie 

• Ihr Kursangebot planen und präsentieren
• Verwaltungs und Abrechnungsaufgaben automatisieren und optimieren
• Online-Funktionen für Kunden bereitstellen

Kurz gesagt: SMACCware ist eine umfassende Softwarelösung für den Dienstleistungsbereich. Durch die Merkmale können Sie die Qualität und Effektivität iheinen hervorragenden Service und Komfort für Anbieter, Kursleiter und Kursteilnehmer bieten. 

SMACCware nutzen Sie am besten über einen Service Provider. Sie erhalten ihr eigenes Anbieterportal und optional ein Kundenportal auf dem Server des Service Providers, natürlich mit eigener Domäne wenn gewünscht. Durch diese Lösung haben sie eine Reihe von Vorteilen:

• keine eigenen Installationen (ausgenommen Ihr PC und Internetanschluss)
• höchste Daten- und Betriebssicherheit
• integrierter Email- oder Postausgang
• ständiger Nutzer-Support und Beratung für ihre individuellen Anforderungen
• Kontrolle ihrer Kursangebote hinsichtlich rechtlicher und planungstechnischer Korrektheit

Grundsätzlich können Sie SMACCware als Software auch auf einem eigenen PC oder Server unter Windows oder Linux installieren und betreiben. Dies kommt insbesondere für Anbieter mit sehr großem Datenaufkommen oder sehr spezifischen Softwareanpassungen in Frage.

Weitere Informationen erhalten Sie unter Verfügbarkeit.

Nachdem Ihr Anbieterportal freigeschaltet wurde müssen sie im Wesentlichen folgende Einstellungen vornehmen:

• Eingabe der Anbieterdaten
• Festlegung der Zahlungsmethoden
• Einstellungen für Postausgang
• Designanpassung der Dokumente
• ggf. Textvorlagen für Emails

Wenn Sie ein Kundenportal verwenden möchten, müssen Sie desweiteren:

• ihr Webdesign umsetzen in SMACCware bereitstellen
• Einstellungen für das Kundenportal vornehmen

Angebote einrichten

In Ihrem Anbieterportal richten Sie Ihre Kurse ein. Dazu wird meistens einmalig ein Kursangebot für eine bestimmte Art eines Kurses mit allgemeinen Beschreibungen, Preisen und Einstellungen erstellt. Durch einen zeitraumbezogenen Kursplan legen Sie Zeiten, Orte, Kursleiter, ggf. auch Preise von Kursen fest. Anschließend können Sie Kursangebote, Kurspläne oder Kursanmeldeformulare in ihrem Anbieterdesign ausdrucken oder Online bereiststellen.

Buchung

Im Anbieterportal nehmen Sie als Anbieter die Teilnehmerdaten auf und führen die Kursbuchungen durch, sowie diese bei ihnen eingehen. Bei den Kursbuchungen können sie Besonderheiten für die Abrechnung eingeben. 

Bei der Online-Buchung erfolgt die Aufnahme der Teilnehmerdaten und die Kursbuchung durch den Teilnehmer im Kundenportal selbst.

SMACCware erzeugt nach der Buchung verschiedene Dokumente und gibt diese in den Postausgang. Dies sind eine Buchungsbestätigung bzw. eine Reservierungsbestätigung und ein Buchungsformular. Außerdem können allgemeine Teilnahmebedingungen oder angebotsbezogene Bedingungen ausgegeben werden. Das Buchungsformular können Sie verwenden, wenn sie die Buchung vom Teilnehmer schriftlich bestätigen lassen wollen.

Kursbeginn

Die Vorkasserechnungen bzw. Rechnungen werden entsprechend der vorgegebenen Termine vor oder nach dem Kursbeginn oder auch periodisch von SMACCware erzeugt. Diese Dokumente gehen ebenfalls in den Postausgang.

Mit Ausgabe der Vorkasserechnungen bzw. Rechnungen werden die Zahlungsfristen überwacht. Zahlungseingeänge werden je nach Zahlungsmethode manuell oder automatisch in SMACCware gebucht. Sie haben eine ständigen Überblick über den Stand der Zahlungen und eventuell Guthaben.

Während des Kurses

Mit Beginn der Kurse erzeugt SMACCware automatisch Anwesenheitsdatensätze für jeden Teilnehmer entsprechend der Termine ihres Kursplanes. Vor oder nach den Veranstaltungen können Sie die Anwesenheiten korrigieren, wenn sie die Anwesenheitsdaten für Bescheinigungszwecken oder Abrechnungszwecke benötigen. Sie können auch mit Beginn des Kurses eine Anwesenheitsliste ausdrucken und manuell die Anwesenheit führen.

Während des Kurses können Stornierungen und Neubuchungen vorgenommen werden (siehe Sonderfälle). 

Kursabschluss

Bei Erfassung von Anwesenheiten führen Sie einen Kursabschluss durch, in dem sie die Anwesenheitsdatensätze vervollständigen und für die weitere Bearbeitung in SMACCware freigeben. Außerdem können Sie noch Einstellungen für die Abrechnung vornehmen. SMACCware erzeugt danach die Teilnahmebescheinigungen. Bei anwesenheitabhängiger Abrechnung werden ebenso Rechnungen erzeugt.

Der Kursabschluss erfolgt normalerweise nach letzten Veranstaltung. Sie können auch einen vorbehaltlichen Kursabschluss vor der letzten Veranstaltung durchführen, wenn Sie die Dokumente während der letzten Kursveranstaltungenen übergeben wollen (siehe Sonderfälle).

Allgemeine Hinweise zum Postausgang

Alle von SMACCware ausgegebenen Dokumente werden als PDF-Dateien erzeugt und an den SMACCware-Postausgang übergeben. Dazu gehören u.a.:

• Reservierungsbestätigung
• Buchungsformular
• Buchungsbestätigung
• Allg. Teilnahmebedingugen
• Vorkasserechnungen
• Rechnungen
• Teilnahmebescheinigungen

Welche Dokumente konkret von SMACCware erstellt werden, ist abhängig von den Einstellungen in ihren Angeboten. Außerdem liegt die Weitergabe in ihrem Ermessen. Sie können einstellen, ob diese Dokumente per E-Mail oder Post* direkt an den Teilnehmer oder per E-Mail an den Kursanbieter gesendet werden. Sie können einzelne Dokumente abschalten, gemischte oder kundenindividuelle Einstellungen für den Postausgang vornehmen. *Der direkte Postversand ist eine Zusatzleistung des SMACCware-Serviceproviders, indem er Postsendungen kuvertiert und kostenpflichtig in die Briefpost gibt.

Zusätzlich kann SMACCware folgende Benachrichtigungen direkt per E-Mail an die Teilnehmer senden:

• Erinnerung an Begin oder Beendigung von Kursen
• Erinnerung an Zahlungsvorgänge
• Terminabsagen oder -verlegungen
• Änderungen von Nutzerkonten