Abrechnung

Durch die mitgelieferten Buchungsanbieter haben viele abrechnungstechnische Möglichkeiten.

Vorkasse oder Rechnung

Kurse sind im Regelfall auf einen festen Zeitraum festgelegt. Die einmalige Kursgebühr ist die einfachste Abrechnungsform. Eine Kursgebühr kann als Vorkasserechnung oder per Rechnung erhoben werden. Die Termine von Vorkasserechnung oder Rechnung können in Bezug auf den Kursbeginn in den Kursdaten festgelegt werden. Zahlungsfristen legen Sie über die Zahlungsmethoden fest.

Bei der Vorkasse wird die gesamte Gebühr zu Beginn des Kurses gefordert. Trifft eine Vorkassezahlung bis zu dem gesetzten Termin nicht ein, wird die Kursbuchung und die Reservierung ohne weitere Schritte seitens SMACCware storniert. Aus Zahlungstechnischen Gründen können sich Zahlungsfrist und Kursbeginn überschneiden, wodurch die Kursteilnahme vorbehaltlich möglich ist. Diese Überschneidung kann auch gewollt sein, weil viele Kursanbieter eine Probeteilnahme gewähren.

Bei der Rechnung wird von einem verbindlichen Vertrag ausgegangen, welcher zu vor Beginn des Kurses oder während des Kurses abgeschlossen wird. Der Termin ist im Regelfall das erste Rechnungsdatum. Bei einer ausbleibenden Zahlung bleiben die Vertragsbedingungen unberührt (im Gegensatz zu Vorkasse) und der Betrag wird entweder durch das Forderungsmananagement eingetrieben. Die Grundlage sollte eine schriftliche Anmeldung des Teilnehmers bilden.

Alternativ können Sie als Kursanbieter von der Rechnung zurück in Verbindung mit einem Kursabbruch zurücktreten (Kulanzfall) oder eine Regulierung oder Änderung durchführen.

Anzahlungen

Wenn Sie Anzahlungen realisieren wollen, werden zwei Zahlungsvorgänge ausgeführt. Hier kommt auch eine Kombination von Vorkasse und Rechnung in Frage.

Periodische Gebühren

Periodische Gebühren werden meistens in festen Zeitabständen, z.B. monatlich erhoben und finden daher bei länger andauernden Vertragsverhältnissen oder bei Vertragsverhältnissen mit unbestimmter Dauer Anwendung. 

Periodische Gebühren können an kalendarischen oder vertragsbezogenen Zeitabschnitten (Woche, Monat, Quartal, Jahr) ausgerichtet sein. Sie werden entweder am Begin oder Ende des Zeitabschnittes berechnet. Bei angebrochenen Zeitabschnitten findet eine anteilmäßgige Reduzierung statt.

Die Beendigung der Teilnahme erfolgt durch eine Kündigung durch den Teilnehmer. Wenn periodiche Gebühren als Vorkassezahlung erhoben werden, führt das Ausbleiben einer Zahlung ebenfalls zur Kündigung.

Anwesenheitsabhängige Abrechnungen

Ferner sind anwesenheitsabhängige Abrechnungen auf Basis der Anwesenheitserfassung möglich. Anwesenheitsabhängige Abrechnungen werden im Regelfall am Ende eines Kurses oder periodisch erhoben. Die anwesenheitsabhängige Abrechnung kann dabei nach folgenden Ansätzen erfolgen:

• durch Zählung von Anweisenheiten,
• durch Summierung der Dauer der Anweisenheitszeiten,
• durch Einzeltarifierung der Anweisenheitsereignisse (abhängig von ausprägenden Merkmalen eines Anweisenheitsereignisses, z.B. Uhrzeit, Wochentag).

Teilnehmer-differnzierte Abrechnungen

Mit SMACCware haben Sie die Möglichkeit innerhalb eines Kurses verschiedene Preise und Abrechnungseinstellungen für die Kursteilnehmer vorzunehmen (Preise sind ein Teil der Abrechnungseinstellungen). Die Zuweisung der Abrechnungseinstellungen erfolgt nach Modellen entweder automatisch über Kundeneigenschaften (z.B. Kundengruppe, Geschlecht, Umsatz) oder individuell durch den Anbieter. 

• Buchungsanbieter mit Mehrfachpreisen: Einige Buchungsanbieter verfügen über die Möglichkeit, differenzierte Preiseinstellungen für Kundeneigenschaften vorzunehmen.
• Preisaktivierungstarife: (automatische Preiszuweisung) Es können Angebote mit mehreren Buchungsbausteinen versehen werden, die je nach Kontext
• Lookup-Tarife:
• Preselect-Tarife: (per Kursbestellung)
• individuelle Festlegung (durch Anbieter). Bei einer Buchung kann der Anbieter Einstellungen der Preisbausteine ändern. Einige Einstellung können auch während des kurses geändert werden, die ist abhängig von den Buchungsanbietern.

Kunden selbst können bei einer Online-Buchung nur die für sie gültigen Preise bzw. Verfahren buchen. Einige Kundeneigenschaften müssen nachgewiesen werden

Gutscheine

Gutscheine werden als Wertgutscheine oder Produktgutscheine ausgegeben.

Wertgutscheine müssen beim Anbieter von einem Kunden gekauft werden. Sie werden dann als Geschenk an eine anderen Kunden weitergegeben, welcher diesen als Zahlungsmittel für seine Kursteilnahme einsetzen kann.

Produktgutscheine werden auch als Startguthaben bezeichnet. Sie bilden keine wirklichen Gutscheine im Sinne von Zahlungsmitteln, sonden bewirken ein Freistellung von Gebühren bis zu einem bestimmten Wert.

Produktgutscheine werden durch den Anbieter ausgegeben.

Bestimmte Kursangebote werden durch Förderer bezuschusst. Dies betrifft z.B. Angebote zur medizinischen Prävention, Angebote für finanziell mindermemittelte Personen.

Zuschüsse kommen im Regelfall nur mit der Buchung und ordnungsgemäßen Erbringung der Leistungen des Kursanbieters und nur unter bestimmten Bedingungen bzgl. des Angebotes und der Kursteilnehmer zur Geltung. 

Bei Zuschüssen wird grundlegend unterschieden 

• Eigenverantwortlich durch Kursteilnehmer
• Übernahme durch Kursanbeiter

Ein Kursanbieter kann mehrere Kursleiter in sein Kursangebot integrieren. Kursleiter können ein eigenen Login im Anbieterportal erhalten und die Terminplanung und der Anwesenheitserfassung für ihre Kurse durchführen. Damit werden gleichzeitig die Aktivitäten der Kursleiter erfasst.

Durch die integrierten Charts und durch Optionalbereichte des Berichtssystem in SMACCware können umfassende Auswertungen zur Aktivität der Kursleiter erstellt und Kosten für den Kursanbieter als Grundlage seiner Abrechnungsprozesse kalkuliert werden. 

Abrechnungen und Zahlungsunterstützung für Kursleiter, sowie eine Online-Registrierung für Kursleiter sind in SMACCware 2012 geplant.