Kursanmeldung

Für die Kursanmeldung bestehen folgende Vorgehensweisen. Sie können Vorgehensweisen auch gemischt einsetzen. Dabei müssen Sie aber beachten, dass Sie die Platzreservierung zentral vornehmen.

Sie können alle Vorgehensweisen mit einer Vorkassezahlung oder Anzahlung kombinieren. Wenn Sie keine vorausgehende Zahlung fordern empfiehlt es sich mittels Bestellformular oder Anmeldeformular eine Unterschrift vom Teilnehemr einzuholen. 

Online-Buchung

Die Online-Buchung erfolgt über das SMACCware Kundenportal des Kursanbieters, welches neben dem Anbieterportal optional aktiviert werden kann. Dabei gibt der Teilnehmer seine persönlichen Daten und ggf. Zahlungsinformationen ein, bucht den gewünschten Kurs, ähnlich wie einem Online-Einkauf. Es können ggf. Einstellungen (Zeitraum, Zusatzoptionen, Benachrichtigung) vorgenommen. Bei der Online-Buchung werden die verfügbaren Plätze angezeigt und es findet automatisch eine Platzreservierung statt.

Sie können mit der der Online-Buchung automatisch eine Reservierungsbestätigung und Bestellformular zur Unterschreibung an den Teilnehmer (Post oder E-Mail) schicken lassen oder Vorkassezahlungen mit verschiedenen Zahlungsarten automatisch bzw. unterstützt abwicklen.

Ein Zutun des Anbieters oder Kursleiters ist nur erforderlich, wenn Zahlungseingänge oder Eingänge von Bestellformularen gebucht werden müssen. Ferner können Sie eine Prüfung von Buchungen vornehmen, weitere Nachweise des Teilnehmers verlangen, Buchungen stornieren, ändern oder individuelle Abrechnungseinstellungen vornehmen.

Mündliche Buchung

Der Anbieter oder Kursleiter kann mündliche bzw. telefonische Anmeldungen sowie E-Mail-Anmeldungen akzeptieren. Der Anbieter führt sofort oder nachträglich die Kundenaufnahme und Kursbuchung in SMACCware durch. Bei mündlichen/ telefonischen Anmeldungen kann im Regelfall sofort eine Zusage erteilt werden. Bei E-Mail-Anmeldungen müssen Sie reagieren, wie bei Eingang eines Anmeldeformulars (siehe unten). Sie müssen bei der Aufnahme der Buchung die erforderlichen Daten vom Kursteilnehmer erfragen.

SMACCware erstellt mit der Kursbuchung automatisch eine Reservierungsbestätigung und ein Bestellformular mit den Teilnehmer- und Kursdaten. Im Regelfall sollten sie dieses Bestellformular bei Kursbeginn unterschreiben lassen. Sie können diese Dokumente per E-mail oder Post an den Teilnehmer schicken lassen oder später übergeben.

Anmeldeformular

Sie können in SMACCware ein Anmeldeformular ausdrucken, ausgeben oder online bereitstellen. Das Anmeldeformular enthält:

• die Aufnahme von persönlichen Daten,
• das Kursangebot mit Auswahlkästchen, bzw. Eintragung der Kursnummer,
• Zahlungsinformationen
• ggf. Einstellungen zum Kurs (Zeitraum, Zusatzoptionen, Einstellungen zur Benachrichtigung).

Sie können das Anmeldeformular online statisch oder dynamisch bereiststellen. Bei dynamischer Bereitstellung werden Ergänzungen oder Abgänge (bzw. eine Ausbuchung) im Kursangebot ständig aktuialisiert. Die dynamische Bereitstellung kann auch ohne Kundenportal erfolgen. In dem Fall können Sie von Ihrer Website einen Link zum Anbieterportal setzen, über das Anmeldeformular runtergeladen werden kann (Hintergrund: Design-Anpassung des Anmeldeformular ist relativ einfach und erfolgt unabhängig vom Kundenportal, siehe auch Lieferantenkopfbild).

Der Kursteilnehmer füllt das Anmeldeformular aus, wählt den Kurs aus bzw. trägt die Kursnummer ein. Nach Eingang eines Anmeldformulars führt der Anbieter sofort oder nachträglich die Kundenaufnahme und Kursbuchung durch. Sie können bei der Kursbuchung eine Option anklicken, dass eine schriftliche Anmeldung vorliegt. Ein erneute Ausgabe eines Bestellformulars wird damit übersprungen.

Es muss jedoch beachtet werden, dass das Ausfüllen eines Anmeldeformular keiner sofortige Zusage für die Teilnahme entspricht. D.h. die müssen auf das Anmeldeformular reagieren. Im Positivfall können Sie von SMACCware eine Buchungsbestätigung ausgeben (E-Mail). Im Negativfall müssen Sie telefonisch oder per E-Mail reagieren, da ein Buchung in SMACCware nicht erfolgt ist.